今回と次回のエントリーでは、フォルダとファイルについて書きます。
パソコンで作業をするということはファイルを扱っているということになるのですが、この「ファイル」と、それを格納している「フォルダ」のことについて知らなくてはパソコンに向かっても何をするにも億劫になりがちです。
このため、多少遠回りな方法でもパソコンの基本的な操作であるファイルとフォルダについて詳しく知っておくということは、今後、大きく役に立つことになります。
１．ファイルとフォルダ
パソコンを扱うに当たって、ファイルとフォルダの操作方法を知るのは大切なことです。
まずパソコンを起動して、モニタに映った画面を「デスクトップ」と言います。
デスクトップにはフォルダとファイルが置いてあり、またこれから様々なフォルダとファイルを作成しながらパソコンと親しんでいくことになります。
ファイルというのは文字通り「書類」のことで、ワードのファイル、エクセルのファイル、写真ファイルなど多くの種類があります。
そしてフォルダというのは、数種類のファイルを入れておく箱のことです。
あなたは自分の書斎に入り、机に向かいます。
その机の天板は、まさにデスクトップ（机の天面）です。
ここの机の上に書類を広げて、ワードで文章を作ったりデジタルカメラで撮影した写真を閲覧するなどの作業を行います。
そうして、作成した書類はテーマに分けて書類箱に入れ、日付ごとに写真を整理するときにはアルバムに入れることになります。
この時の書類箱やアルバムのことを、パソコンではフォルダと言います。
２．ファイルの種類
パソコンで扱うファイルには、その種類がとても多くあります。
下の図は、パソコンで扱うファイルの一例です。
このように、ファイルやフォルダは絵によって見分けることができ、この絵のことを特に「アイコン」と言います。
そうして、フォルダの中にはファイルを入れることができます。
また前述したように、フォルダは箱なので、フォルダの中にフォルダを入れることもできます。
ただし、ファイル（書類）の中にフォルダ（箱）やファイル（書類）を入れることはできません。
また、音楽CDのケースの中にはCDと歌詞カードが入っているように、種類の異なるファイルも同じフォルダに入れることができます。
３．ファイルの場所（１）
フォルダやファイルは、パソコン上ではほぼ際限なく作ることができます。それでは、それらはどこにまとめておけば良いのでしょうか。
デスクトップ（モニター画面）の左上の方を見てください。
そこに、「マイドキュメント」というフォルダがあります。
フォルダのアイコン（絵）も、他のフォルダとは少し異なっています。
この「マイドキュメント」フォルダをダブルクリックして開いてみてください。
その中にはさらに「マイピクチャ」「マイビデオ」「マイミュージック（My Music）」など、やはり絵柄が異なるアイコンがついているフォルダがあります。
これはウィンドウズパソコンにあらかじめ用意されているものです。
写真ファイルは「マイピクチャ」フォルダ、音楽ファイルは「マイミュージック」フォルダに入れると便利に使えるということを示しています。
しかしもちろん、この方式はパソコンを使う人が自由に決めることができます。
あなたの好きなようにフォルダを作り、その中に自由にファイルを入れて整理して構いません。
下に、ある例を挙げます。
まず、デスクトップにある〔 マイドキュメント 〕フォルダを開きます。
そうするとその中には 〔 My Music 〕 フォルダと 〔 マイ ピクチャ 〕 フォルダ、そして「決算報告書.xls」 ファイルがあります。
まず 〔 My Music 〕 フォルダでは、さらに「神代美代子」というフォルダがあり、その中に音楽ファイルがいくつか入っています。
「神代美代子」というのは歌手の名前で、この人の音楽が１つのフォルダにまとめられているというわけです。
さらに他の歌手の音楽をパソコンに追加していくと、他の歌手の名前がついたフォルダを作成するでしょう。
〔 マイ ピクチャ 〕 フォルダの中には「高弘の入学式」 「弘子の入学式」というフォルダがあり、その中にそれぞれに関する写真ファイルが入っています。
この中で「高弘の入学式」フォルダの中には、写真ファイルに混じって音楽ファイルがあります。
この音楽ファイルは他の写真ファイルと関連した音楽なので、この人のパソコンでは、音楽ファイルだけど写真をまとめるフォルダに入っています。
そして「決算報告書」というファイルは、どこのフォルダにも属さないで、マイドキュメントの直下にあります。
頻繁に使うファイルや、他に関連するファイルがないものについては、特にフォルダの中に入れる必要はありません。
これも、箱と書類に置き換えて考えることができます。
つまり、
机の上に「マイドキュメント」といういちばん大きな箱があり、その中に「音楽の箱」「写真の箱」と書類（決算報告書）があります。
音楽の箱を開くと「神代美代子」のCDケースがあり、その中には音楽が入っています。
写真の箱を開くと高弘と弘子それぞれの入学式の写真が入っている箱があり、高弘の箱には入場曲のCDも入っている、
と言った寸法です。
しかし中には、音楽ファイルは必ず音楽フォルダの中に入れておくべきだ、という人もいるでしょう。
この構成は、パソコンの使い方に大きく係わってきますので、ご自身でしっかりと身につけておくことが重要です。
４．ファイルの場所（２）
パソコンで何かの操作をするときには、ファイルを開く、そのためのプログラムを起動する、ということになります。例えばワードで書類を作る際にはワードを起動し、書きかけの書類の続きを書き足したり編集する際には、その書きかけの書類を開くことになります。
この時に、書きかけの書類をどこに保存しておいたのかを忘れてしまっては、探すのに時間を要してしまいます。
このことから、前項で説明したファイルの場所を覚えておくということは非常に重要なことです。
だからと言って毎回のように前項の図を描いていたのでは、これにも労を使ってしまいます。
それなので、これからはファイルの場所を文字だけで表すことにします。
今回、決算報告書に修正の必要が生じたので、マイドキュメントにある「決算報告書.xls」のファイルを開きます。
このことは、下記にように説明ができます。
同様に、高弘の入学式の写真を見たくなった場合には以下の様に表すことができます。
（ただ、〔 デスクトップ 〕 がいつも必ずいちばん左というわけではありません。このことは次回のエントリーで説明します。）
フォルダを順に開いていく過程を「階層」と言い、フォルダを開いて行くに従って階層を下ることを意味します。
５．ファイルの場所（書類を保存する場所）
さてそれでは、上記のことを実践してみましょう。先ほど作成した書類「決算報告書」の保存場所を、以下のように変更することにします。
新しく保存する場所は、
デスクトップ ＞ マイドキュメント ＞ 会社書類
の中とします。下記の図は、書類を保存するときに画面に出てくるダイアログウィンドウです。
このダイアログウィンドウでは「作成した書類をどこに保存しますか？」ということを聞かれているので、書類を保存する場所を指定します。
- 「デスクトップ」をクリックして、
- ポップアップリストから「マイドキュメント」をクリック
- 新規フォルダボタンをクリックして、
- 新規フォルダに名前を付け、
- そのフォルダを選択し、
右上の【 開 く 】ボタンをクリック
- 保存する場所を確認して、
- 【保存】ボタンをクリックします。
上で用いている保存のダイアログウィンドウは、古いタイプのソフトウェアのもので、場所の指定を求められるダイアログには他にもいくつか種類があります。
書類「決算報告書」を保存する段で説明した画像とは少し異なりますが、いずれも仕様は同じものです。
つまり、これから使用するファイルを指定する場合にも、保存する場所を指定する場合にも、まずは目的の場所がどこにあるのかということををきちんと把握することが重要です。
「生徒入場の音楽」は、「入学式」フォルダの中なのか、「音楽」フォルダの中に入れておいたのか、などということをしっかりと覚えておいてください。
そうしたことを身につけておけば、目的の場所に辿りつくまでにどの箱を順番に開けていけば良いのか、ということが習慣となって身についていくでしょう。